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仕事始め式の準備と後片付け

仕事始め式を行うため
 前年中から受賞者や出席者の調整。当日の案内。
  片づけに至るまで、あらゆる業務が必要です。

段取り漏れが無いよう、全体を把握して準備を入念に行います。

 単に自社の役員等の挨拶だけでなく、来賓の出席や表彰等がある場合、十分な準備と当日の役割分担が必要不可欠です。
 当日になって段取り漏れがないよう、前年中に主だった準備を実施します。

・仕事始め式の準備等のスケジュールの流れ
・表彰の実施確認(12月上~中旬)
 仕事はじめ式において、表彰を併せて行うかを確認します。表彰を行う場合、その人選や内容によっては良くも悪くも働くとても重要な業務です。
 日程が迫って曖昧な基準で行わないよう、最優先で推薦審査などの準備にとりかかります。
 表彰について詳しくは、人事の仕事 > 社内表彰に関する業務 へ

・備品の準備(12月中旬)
 式に必要となる消耗品の準備を行います。外部で行う場合には会場の確保を行います。
 表彰等を載せる盆の汚れ、式典用のクロスの汚れ、旗を掲げる三脚等に破損がある場合、クリーニングや入替。
 表彰を行う場合は、賞状、額縁、記念品景品等を準備します。

・出席者の確認(12月中旬~下旬)
 挨拶する役員、出席する来賓を確認します。
 挨拶者が全くの白紙である場合、誰に挨拶をして貰うかの候補者の立て、伺いを立てます。

・受賞者の公表出席者の調整(12月中旬~下旬)
 表彰受賞者の公表を行います。
 また、受賞者に対する式の出席依頼と、出席のための勤務調整を所属部署に依頼します。
 受賞者の勤務地と式の会場が遠隔地である場合、賞の大きさ等を含めて出席を依頼するかを決ます。
 基本的には出席できるよう調整を行います。

・次第の作成(12月下旬)
 挨拶する役員、来賓、受賞者等の所属や肩書、氏名を確認して次第を作成します。

・司会の進行文を作成(12月下旬)
 作成した次第に対応する、司会用の進行分を作成します。
 慣れた司会車であれば 式の流れと氏名の読みを中心に作成します。
 慣れていない場合、礼・起立・着席等の挟む言葉から、登壇の動き等を含め細部まで作成します。

・会場の設置(12月の業務最終日又は、式当日)
 仕事始め式の会場の設営を行います。
 ・旗を掲げる ・次第の掲示 ・雛壇の設置
 ・来賓席の設置 ・参加者席の設置
 ・来賓用机がある場合、式典用クロス。座席に名前(席札)を設置。
 準備から式までに年末年始を跨ぐ場合など、旗を掲げる行為。賞状等の会場への持ちこみは、あえて式当日に実施する場合もあります。
 各社毎に習慣がある場合には習慣に合わせます。

・役割分担
 式が円滑に運ぶよう、当日の運営スタッフについて役割分担を行います。
 式の形式や会場の場所。大きさ。来賓を考慮し、必要となる役割に担当者を決めます。
 式典時の役割分担 へ

・式当日
 事前に定めた役割分担により式を行います。
 旗の掲げ役。受賞者に対する段取り係は、式の前に会場に先に入りリハーサル等必要な確認を行います。
 受付係は、役員・来賓の到着時間より十分な余裕を持ってスタンバイします。

・式後
 記念撮影、記念品の引換。来賓の見送りを行います。

・後片付け
 仕事始め式用に設営したものを片付け、元の状態にして終了です。

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